Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist der unten genannte Betreiber. Für alle Datenschutzanfragen schreib an privacy@aptlyprep.com.

2. Welche Daten wir verarbeiten und warum

• Kontodaten (E-Mail, Name, Passwort-Hash, Sprache) — zur Einrichtung und Führung deines Kontos. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).
• Deine Inhalte (Bewerbungen, Stellenbeschreibungen, Gesprächsrunden, eingetragene Interviewer, Notizen, hochgeladene Lebensläufe und extrahierter Text) — zur Bereitstellung der App. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Darin können sensible Daten enthalten sein; siehe Abschnitt 11.
• KI-Prep-Briefs und Chat — Stellenbeschreibung, Lebenslauf-Auszug, Notizen und Nachrichten werden im Moment der Erstellung an ein KI-Modell gesendet. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für sensible Daten Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Abschnitt 11).
• Teilnahme an einem Partnerprogramm — wenn du mit einem Zugangscode beitrittst: deine Gruppe sowie pseudonymisierte Nutzungsdaten, die mit dem Partner geteilt werden (Abschnitt 5).
• Job-Links, die du angibst, werden abgerufen, um die Stellenbeschreibung auszufüllen, und regelmäßig geprüft, ob die Anzeige noch online ist. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Zahlungsdaten (Tarif, Käufe, Rechnungen; Kartendaten verarbeitet ausschließlich Stripe) — zur Zahlungsabwicklung und Erfüllung steuerlicher Pflichten. Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.
• E-Mails — transaktionale E-Mails (Registrierung, Passwort-Reset, Zahlungsbestätigungen) nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; optionale Tipps und Erinnerungen nur mit deiner Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
• Technische und Sicherheitsdaten (IP-Adresse, Logdaten, Nutzungszähler zur Missbrauchsverhinderung) — für einen sicheren, stabilen Betrieb. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
• Website-Statistik — wir nutzen Umami, ein cookieloses Analysetool. Es setzt keine Cookies, speichert keine IP-Adressen und bildet keine Profile; wir sehen nur zusammengefasste Besuche und Registrierungen. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Cookies und lokaler Speicher

Wir nutzen nur technisch notwendige Speicherung: deine Login-Sitzung und Spracheinstellung sowie ein Sicherheits-Cookie für den Admin-Bereich. Werbe- oder Tracking-Cookies setzen wir nicht ein, daher ist kein Cookie-Banner nötig (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister ein, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge bestehen (Art. 28 DSGVO):

• Lovable / Supabase — Anwendungsplattform, Datenbank, Dateispeicher, Authentifizierung
• Amazon Web Services EMEA SARL (EU-Region Stockholm) — zugrunde liegende Cloud-Infrastruktur für Datenbank und verschlüsselte Dateispeicherung
• Cloudflare, Inc. — Content Delivery Network (CDN), Edge-Hosting und DDoS-Schutz (Verarbeitung von IP-Adressen und Verbindungsdaten); Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Google (über das Lovable AI Gateway) — KI-Erstellung von Prep-Briefs und Chat-Antworten
• Stripe Payments Europe Ltd. — Zahlungsabwicklung und Rechnungen
• Resend — E-Mail-Versand
• Firecrawl — Abruf von Stellenanzeigen über von dir angegebene Links
• Umami Software — cookielose Website-Statistik

5. Partnerprogramme

Wenn du Aptly Prep über ein Partnerprogramm mit einem Zugangscode beitrittst (z. B. von socialbee), werden deine Nutzungsdaten pseudonymisiert mit diesem Partner geteilt, wie mit ihm vereinbart.

• Was geteilt wird: wie viele Prep-Briefs und Chat-Antworten du genutzt hast, wie viel vom monatlichen Guthaben der Gruppe du verbraucht hast, an welchen Tagen du aktiv warst und wie weit du im Onboarding gekommen bist. Diese Daten sind mit einem Pseudonym verknüpft, nicht mit deinem Namen oder deiner E-Mail-Adresse.
• Was nie geteilt wird: dein Name, deine E-Mail-Adresse, Lebensläufe, Stellenbeschreibungen, Notizen, Chat-Nachrichten oder die Inhalte deiner Briefs.
• Warum: damit der Partner das Programm auswerten und finanzieren kann. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Partners und von Aptly an Durchführung und Auswertung des Programms). Du kannst jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), indem du an privacy@aptlyprep.com schreibst.
• Wer die Daten erhält: nur die Partnerorganisation, deren Code du genutzt hast. Sie verarbeitet die Daten in eigener Verantwortung.

Wenn ein Programm endet: Wir schreiben dir mindestens 14 Tage vorher eine E-Mail. Du kannst dann in den kostenlosen oder einen kostenpflichtigen Plan wechseln und dein Konto samt Daten behalten. Wählst du keins von beidem, wird dein Konto zum Programmende gelöscht. In den 5 Tagen danach kannst du uns bitten, es wiederherzustellen; danach wird es endgültig gelöscht.

6. Übermittlung in Drittländer

Einige Anbieter sitzen in den USA oder greifen von dort auf Daten zu. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, sofern der Anbieter zertifiziert ist, oder der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

7. Speicherdauer

Wir speichern deine Daten, solange dein Konto besteht. Löschst du dein Konto, entfernen wir Profil, Bewerbungen, Gesprächsrunden, Notizen, Chat-Nachrichten, Briefs und Lebenslauf-Dateien. Rechnungen und Zahlungsbelege bewahren wir für die gesetzliche Frist auf (bis zu 10 Jahre, § 147 AO / § 257 HGB). Server-Logs werden nach kurzer Zeit gelöscht. Was bei Konten aus Partnerprogrammen zum Programmende passiert, steht in Abschnitt 5.

8. Deine Rechte

Du hast das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen aufgrund berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), z. B. in deinen Kontoeinstellungen

Schreib an privacy@aptlyprep.com von der mit deinem Konto verknüpften Adresse; wir antworten innerhalb eines Monats. Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI), Wiesbaden.

9. Pflicht zur Bereitstellung

Für ein Konto sind eine E-Mail-Adresse und deine Einwilligung in die Verarbeitung sensibler Daten (Abschnitt 11) erforderlich. Alles andere ist freiwillig, manche Funktionen (z. B. Prep-Briefs) brauchen aber deine Angaben, um zu funktionieren.

10. KI und automatisierte Entscheidungen

KI-generierte Inhalte sind als solche gekennzeichnet. Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung (Art. 22 DSGVO). Deine Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

11. Sensible Daten in Lebensläufen, Chats und Notizen (Art. 9 DSGVO)

Was du in deinen Lebenslauf, in Chats und in Notizen schreibst, kann besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten (Art. 9 DSGVO), z. B. zu Gesundheit oder einer Behinderung, Religion oder Weltanschauung, politischen Meinungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, ethnischer Herkunft oder sexueller Orientierung.

Rechtsgrundlage: deine ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die du einmalig bei der Kontoerstellung erteilst. Bestand dein Konto schon, bevor es diese Einwilligung gab, fragen wir dich einmalig bei deiner nächsten Anmeldung. Wir speichern, wann du eingewilligt hast und welcher Fassung des Einwilligungstexts du zugestimmt hast.

Warum diese Einwilligung erforderlich ist: Aptly arbeitet mit freiem Text, den du selbst schreibst. Sensible Angaben darin können wir nicht zuverlässig erkennen oder herausfiltern, deshalb können wir den Dienst nicht anbieten, ohne sie verarbeiten zu dürfen. Darum ist die Einwilligung Voraussetzung, um ein Konto zu erstellen und zu nutzen.

Wie wir damit umgehen: Deine Daten werden verschlüsselt in der EU gespeichert (AWS, Stockholm). Auszüge gehen nur im Moment der Erstellung eines Prep-Briefs oder einer Chat-Antwort an unseren KI-Anbieter, ausschließlich zu diesem Zweck, und werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Lass sensible Angaben, die du nicht brauchst, bitte weg.

Widerruf: Du kannst deine Einwilligung jederzeit in deinen Kontoeinstellungen widerrufen. Da der Dienst ohne sie nicht funktioniert, endet mit dem Widerruf deine Nutzung von Aptly. Eine Kopie deiner Daten und die Löschung deines Kontos kannst du per E-Mail an privacy@aptlyprep.com anfordern. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

12. Sicherheit

Daten werden per HTTPS übertragen. Deine Einträge sind pro Konto getrennt, Lebensläufe liegen in einem privaten Speicher und sind nur über kurzlebige Links abrufbar, Passwörter werden gehasht und gegen bekannte Datenlecks geprüft.